Jak vést knihu jízd a která je nejlepší pro vás

Jak vést knihu jízd a přitom šetřit čas a peníze?

Kniha jízd může být velmi užitečný nástroj. Když si správně vyberete, ušetří hromadu peněz i otravnou práci. Která je nejlepší a proč. A vše co vás kolem knihy jízd zajímá na 1 místě. 

 

Zjistíte možnosti Jak knihu jízd vést a také :

  • Proč vést knihu jízd
  • Vzor knihy jízd a co má obsahovat
  • Kdo má povinnost knihu jízd mít
  • Kdo ji řešit nemusí
  • Co je u knihy jízd paušál

 

Proč vést knihu jízd?

Existují 3 hlavní důvody proč ji mít v pořádku

  1. Nejčastěji pro kontrolu finančním úřadem
  2. Pro záznam bezpečnostních přestávek na odpočinek během jízd služebákem
  3. Pro vás, když potřebujete mít přehled o nákladech. Nebo vědět, kde jste byli. Třeba až budete vystavovat faktury.

 

Jak vést knihu jízd - na 4 způsoby?

Můžete ji psát ručně nebo v excelu, vést online pohodlně přes elektronickou knihou jízd nebo nainstalovat GPS sledování

Která možnost je ta pravá pro vás a proč?

 

 

 

Pokud si chcete ušetřit čas a nedělat zbytečnou práci, budou pro vás první 2 možnosti

  • Každá má své výhody i nevýhody
  • Důležitější je, která je vhodná právě pro vás

 

Přeskočme teď pravěké a pracné ruční vypisování každého řádku od A do Z 

Pojďme nejprve na automatiku.

 


💡 Jak by se vám líbilo, kdyby se kniha jízd doplňovala za vás

Kolik času a práce by vám to ušetřilo? 

Vyzkoušejte knihu jízd , co se doplňuje sama(zdarma a bez závazku)


1. Sledování + GPS kniha jízd na automat

 

Vhodná pro ty, co potřebují:

  • Hlídat auta nebo náklad
  • Špehovat lidi, aby se neflákali
  • Sledovat jejich polohu v reálném čase

 

Hlavní výhoda

  • Vše běží automaticky. Nic nemusíte vypisovat. Neustále zaznamenává kde auto stojí, nebo se kamkoliv pohne
  • Skvělé je to zejména pro firmy, které mají velké množství aut. A vztah mezi firmou a zaměstnanci je vzdálený a méně osobní
  • Používá se kde je potřeba auta sledovat v reálném čase (typicky dopravci a kurýři). Nebo hlídat lidi, aby se neflákali
Kniha-jizd-pres-GPS-sledovani_funguje_automaticky
Kniha jízd přes GPS sledování funguje plně automaticky

 

Nevýhody

  • Spuštění trvá v lepším případě několik dní. Aby to celé vůbec fungovalo, musíte se v první řadě někam objednat, smlouva, dojet tam, nechat si naistalovat GPS jednotku do auta a zaplatit za to
  • Další nevýhoda je ztráta soukromí. Sice si můžete přepínat co je soukromá jízda, ale Big Brother je Big Brother. Špehování se nevyhnete
     

O čem se nahlas o GPSce v autě moc nemluví?

  • Pro potenciálního zaměstnance může být GPSka v autě důvod rozhodnout se pracovat jinde. Protože ne každý chce být špehován
  • Paradoxně. Někdy se stane, že kdo je sledován GPSkou, může si dát po skončení práce u zákazníka na parkovišti  klidně  místo další práce “šlofíčka", aby vykázal jak dlouho tam byl 

 

2.Elektronická kniha jízd on-line. Víc času a míň otravné práce 

 

Vhodná pro ty co:

  • potřebují hlavně jezdit a ne “papírovat”
  • chtějí pohodlí a nedělat zbytečnou práci
  • mají své soukromí nebo kolegů (řidičů) za důležité

 

Hlavní výhoda

  • S knihou jízd online můžete mít ten samý výsledek jako s GPS knihou jízd. Stačí po každé jízdě v mobilu “kliknout” a je to. Nebo to občas v kanclu u počítače doťukat najednou.
  • Zadáte jen cíl, kde jste byli (nebo chcete být :)))  Hotovo. Vše ostatní se vyplňuje samo.
  • Mimochodem pro někoho je to kouzlo, které vám GPS metoda nedá.

 

  • Nemusíte nikam jezdit. Svou knihu jízd máte hned. Nic nikam neinstalujete.
  • V případě potřeby můžete knihu jízd dopsat i zpětně (třeba za minulý rok).
  • Můžete to svěřit asistence. 

 

 

 

Nevýhoda

  • Automatické téměř na 100%. A to téměř znamená, že si k tomu čas do času sednete v kanceláři k počítači (pokud to uděláte 1 x za měsíc stihnete vypít kafe). Nebo zadáte cíl po jízdě v autě a už se k tomu nevracíte.

 

 

Rozdíl mezi GPS knihou jízd a elektronickou knihou jízd (online)?

 

  • GPS kniha jízd cíle vyplňuje sama a kniha jízd online čeká až cíl zadáte. Pro jednoho výhoda, pro druhého nevýhoda
  • Další rozdíl je Big Brother vs. soukromí. Někomu špehování vadí. Jiným ne
  • GPS-ku nevyplníte zpětně. “On-lajnovku” v případě potřeby ano

Elektronickou knihu jízd, která se umí vyplňovat i sama můžete vyzkoušet zdarma (a bez závazku) zde. 

 

Co má ale GPS a online elektronická kniha jízd společné? A co dokáže ušetřit i peníze?

 

V obou případech můžete odhalit i nepoctivé řidiče, kteří firemní auta zneužívají pro soukromé jízdy nebo si tankují domu (do kanystru). 

Protože on-lajnem i GPSkou dostáváte dokonalý přehled o nákladech, jednotlivých řidičích i podezřelých jízdách a tankování.  

Třeba taková vysoká spotřeba je hned 1.ukazatel, že něco nesedí a máte zpozornět. To se v papírové knize jízd vypátrá velmi složitě. 

 


Jak odhalit zloděje nafty firemních vozidel zjistíte zde.


3. Papírová kniha jízd. Komu voní papír a moc nejezdí

  • Jde to také ručně do papírového sešitku. Koupíte v papírnictví, nebo přes internet. Je dobré mít jich navíc pár do zásoby, protože se rychle popíše.
  • Ale někde ji stále shánět dokola, vypisovat se s tím a pak to stejně skončí bůh ví kde. To jistě nechcete.
  • Pokud ano, připravujete se o čas.
  • A možná i peníze. Pokud máte podezření, že vám někdo tankuje do kanystru (pěkně domu), nebo si jezdí soukromé jízdy, které mu platíte. Tady se to zjišťuje velmi pracně.

Vytisknout si knihu jízd z PDF můžete zde. 

4. Kniha jízd v Excelu. Když nechcete už propisku

  • Je to taková ruční klasika, ale stále pracná. I když o trochu méně než papírová kniha jízd.
  • Pokud rádi tabulky a moc nejezdíte. Kniha jízd excel ke stažení je zde. Je to vlastně zadarmo. Stojí to jen čas.

 


On-line knihu jízd, která se umí vyplňovat sama můžete vyzkoušet zdarma (a bez závazku) zde.


 

Další nejčastější dotazy:

 

Kniha jízd povinnost - kdo ji má

Každý kdo používá firemní auto k podnikání a vede účetnictví (firma nebo OSVČ) a uplatňuje si na něj reálné náklady (nejčastěji tankování, servis apod).

Pak má povinnost prokázat finančnímu úřadu oprávněnost těchto nákladů.

Nejlépe vše doložíte s knihou jízd

 

Kdo nemusí knihu jízd řešit

  • Kdo jede na výdajové paušály (typicky OSVČ s nižším obratem a neplátci DPH)
  • Pokud jako OSVČ odvádíte paušální daň
  • Když vedete klasické účetnictví, ale uplatňujete výdajový paušál na dopravu (více se o něm dozvíte dále)

 

Vzor knihy jízd - co má mít

Co má kniha jízd obsahovat, aby obstála před úřady?

Zapisujte každou jízdu a evidujte

Pro finanční úřad

  1. Datum jízdy
  2. Kam jste jeli: start a cíl
  3. Účel cesty (služební/soukromý)
  4. Stav tachometru a délka cesty
  5. Řidič
  6. Tankování a další náklady

Volitelně pro bezpečnost práce (BOZ)

  • V kolik jste vyrazili, skončili a jak dlouho měli bezpečnostní přestávky

 


TIP: Víte, že můžete i s jedním autem ušetřit jako velká firma?

Porovnali jsme tankovací karty. A to nejlepší jsme narvali sem do srovnání tankovacích karet.  Která pro vás bude nejlepší? 


 

 

Kniha jízd paušál (na dopravu)

Můžete si dát do nákladů 5 tis Kč měsíčně za každé firemní auto jako paušální náklad. Pak knihu jízd nemusíte řešit. 

 Pravidlo je

  • Maximálně pro 3 vozidla
  • Když používáte auto i soukromě, tak lze odečíst jen 4 tisíce

A nepoužívá se pro auto v majetku zaměstnance. To se řeší klasickým cesťákem.

 

Kniha jízd a soukromé kilometry u firemního auta

Za soukromou cestu služebákem se obvykle považuje jízda:

  • Z domova do práce
  • Z práce domů
  • Mimo pracovní dobu (pokud to přímo nějak nesouvisí s prací)

 

V knize jízd to pak označujte jako “Soukromá jízda”.

Pokud tankujete za firemní peníze, tak by se měla poměrná část nákladů na PHM strhnout ze mzdy.

Příklad: Když se za celý měsíc do auta natankuje za 5 tis Kč. Z toho soukromě půlku km najedete vy, tak 2,5 tis jde za vámi.

 

Cesta do práce (služebákem) - jak vykazovat

V případě, že z domova jedete do práce, pak se jedná o soukromou jízdu.

Ale když jedete z domova rovnou k zákazníkovi, tak už se jedná o služební cestu.

 

Přidělené firemní auto k soukromému užívání (jako benefit)

Pokud máte přidělené auto i k soukromému užívání. Tak se navyšuje i základ pro výpočet daně z příjmu. Jedná se o 1 % každý měsíc z pořizovací ceny vozidla.

Příklad: Když pořizovací cena auta byla 750 tis Kč, tak se každý měsíc navyšuje základ pro výpočet daně z příjmu zaměstnanci o 7,5 tis.


Pokud nechcete psát knihu jízd ručně. 

Vyzkoušejte zdarma elektronickou knihu jízd, která se umí vyplňovat sama.