Jak vést knihu jízd a přitom šetřit čas a peníze?
Kniha jízd může být velmi užitečný nástroj. Když si správně vyberete, ušetří hromadu peněz i otravnou práci. Která je nejlepší a proč. A vše co vás kolem knihy jízd zajímá na 1 místě.
Zjistíte možnosti Jak knihu jízd vést a také :
- Proč vést knihu jízd
- Vzor knihy jízd a co má obsahovat
- Kdo má povinnost knihu jízd mít
- Kdo ji řešit nemusí
- Co je u knihy jízd paušál
Proč vést knihu jízd?
Existují 3 hlavní důvody proč ji mít v pořádku
- Nejčastěji pro kontrolu finančním úřadem
- Pro záznam bezpečnostních přestávek na odpočinek během jízd služebákem
- Pro vás, když potřebujete mít přehled o nákladech. Nebo vědět, kde jste byli. Třeba až budete vystavovat faktury.
Jak vést knihu jízd - na 4 způsoby?
Můžete ji psát ručně nebo v excelu, vést online pohodlně přes elektronickou knihou jízd nebo nainstalovat GPS sledování.
Která možnost je ta pravá pro vás a proč?
Pokud si chcete ušetřit čas a nedělat zbytečnou práci, budou pro vás první 2 možnosti
- Každá má své výhody i nevýhody
- Důležitější je, která je vhodná právě pro vás
Přeskočme teď pravěké a pracné ruční vypisování každého řádku od A do Z
Pojďme nejprve na automatiku.
💡 Jak by se vám líbilo, kdyby se kniha jízd doplňovala za vás?
Kolik času a práce by vám to ušetřilo?
Vyzkoušejte knihu jízd , co se doplňuje sama(zdarma a bez závazku)
1. Sledování + GPS kniha jízd na automat
Vhodná pro ty, co potřebují:
- Hlídat auta nebo náklad
- Špehovat lidi, aby se neflákali
- Sledovat jejich polohu v reálném čase
Hlavní výhoda
- Vše běží automaticky. Nic nemusíte vypisovat. Neustále zaznamenává kde auto stojí, nebo se kamkoliv pohne
- Skvělé je to zejména pro firmy, které mají velké množství aut. A vztah mezi firmou a zaměstnanci je vzdálený a méně osobní
- Používá se kde je potřeba auta sledovat v reálném čase (typicky dopravci a kurýři). Nebo hlídat lidi, aby se neflákali
Nevýhody
- Spuštění trvá v lepším případě několik dní. Aby to celé vůbec fungovalo, musíte se v první řadě někam objednat, smlouva, dojet tam, nechat si naistalovat GPS jednotku do auta a zaplatit za to
- Další nevýhoda je ztráta soukromí. Sice si můžete přepínat co je soukromá jízda, ale Big Brother je Big Brother. Špehování se nevyhnete
O čem se nahlas o GPSce v autě moc nemluví?
- Pro potenciálního zaměstnance může být GPSka v autě důvod rozhodnout se pracovat jinde. Protože ne každý chce být špehován
- Paradoxně. Někdy se stane, že kdo je sledován GPSkou, může si dát po skončení práce u zákazníka na parkovišti klidně místo další práce “šlofíčka", aby vykázal jak dlouho tam byl
2.Elektronická kniha jízd on-line. Víc času a míň otravné práce
Vhodná pro ty co:
- potřebují hlavně jezdit a ne “papírovat”
- chtějí pohodlí a nedělat zbytečnou práci
- mají své soukromí nebo kolegů (řidičů) za důležité
Hlavní výhoda
- S knihou jízd online můžete mít ten samý výsledek jako s GPS knihou jízd. Stačí po každé jízdě v mobilu “kliknout” a je to. Nebo to občas v kanclu u počítače doťukat najednou.
- Zadáte jen cíl, kde jste byli (nebo chcete být :))) Hotovo. Vše ostatní se vyplňuje samo.
- Mimochodem pro někoho je to kouzlo, které vám GPS metoda nedá.
- Nemusíte nikam jezdit. Svou knihu jízd máte hned. Nic nikam neinstalujete.
- V případě potřeby můžete knihu jízd dopsat i zpětně (třeba za minulý rok).
- Můžete to svěřit asistence.
Nevýhoda
- Automatické téměř na 100%. A to téměř znamená, že si k tomu čas do času sednete v kanceláři k počítači (pokud to uděláte 1 x za měsíc stihnete vypít kafe). Nebo zadáte cíl po jízdě v autě a už se k tomu nevracíte.
Rozdíl mezi GPS knihou jízd a elektronickou knihou jízd (online)?
- GPS kniha jízd cíle vyplňuje sama a kniha jízd online čeká až cíl zadáte. Pro jednoho výhoda, pro druhého nevýhoda
- Další rozdíl je Big Brother vs. soukromí. Někomu špehování vadí. Jiným ne
- GPS-ku nevyplníte zpětně. “On-lajnovku” v případě potřeby ano
Elektronickou knihu jízd, která se umí vyplňovat i sama můžete vyzkoušet zdarma (a bez závazku) zde.
Co má ale GPS a online elektronická kniha jízd společné? A co dokáže ušetřit i peníze?
V obou případech můžete odhalit i nepoctivé řidiče, kteří firemní auta zneužívají pro soukromé jízdy nebo si tankují domu (do kanystru).
Protože on-lajnem i GPSkou dostáváte dokonalý přehled o nákladech, jednotlivých řidičích i podezřelých jízdách a tankování.
Třeba taková vysoká spotřeba je hned 1.ukazatel, že něco nesedí a máte zpozornět. To se v papírové knize jízd vypátrá velmi složitě.
Jak odhalit zloděje nafty firemních vozidel zjistíte zde.
3. Papírová kniha jízd. Komu voní papír a moc nejezdí
- Jde to také ručně do papírového sešitku. Koupíte v papírnictví, nebo přes internet. Je dobré mít jich navíc pár do zásoby, protože se rychle popíše.
- Ale někde ji stále shánět dokola, vypisovat se s tím a pak to stejně skončí bůh ví kde. To jistě nechcete.
- Pokud ano, připravujete se o čas.
- A možná i peníze. Pokud máte podezření, že vám někdo tankuje do kanystru (pěkně domu), nebo si jezdí soukromé jízdy, které mu platíte. Tady se to zjišťuje velmi pracně.
Vytisknout si knihu jízd z PDF můžete zde.
4. Kniha jízd v Excelu. Když nechcete už propisku
- Je to taková ruční klasika, ale stále pracná. I když o trochu méně než papírová kniha jízd.
- Pokud rádi tabulky a moc nejezdíte. Kniha jízd excel ke stažení je zde. Je to vlastně zadarmo. Stojí to jen čas.
On-line knihu jízd, která se umí vyplňovat sama můžete vyzkoušet zdarma (a bez závazku) zde.
Další nejčastější dotazy:
Kniha jízd povinnost - kdo ji má
Každý kdo používá firemní auto k podnikání a vede účetnictví (firma nebo OSVČ) a uplatňuje si na něj reálné náklady (nejčastěji tankování, servis apod).
Pak má povinnost prokázat finančnímu úřadu oprávněnost těchto nákladů.
Nejlépe vše doložíte s knihou jízd.
Kdo nemusí knihu jízd řešit
- Kdo jede na výdajové paušály (typicky OSVČ s nižším obratem a neplátci DPH)
- Pokud jako OSVČ odvádíte paušální daň
- Když vedete klasické účetnictví, ale uplatňujete výdajový paušál na dopravu (více se o něm dozvíte dále)
Vzor knihy jízd - co má mít
Co má kniha jízd obsahovat, aby obstála před úřady?
Zapisujte každou jízdu a evidujte
Pro finanční úřad
- Datum jízdy
- Kam jste jeli: start a cíl
- Účel cesty (služební/soukromý)
- Stav tachometru a délka cesty
- Řidič
- Tankování a další náklady
Volitelně pro bezpečnost práce (BOZ)
- V kolik jste vyrazili, skončili a jak dlouho měli bezpečnostní přestávky
TIP: Víte, že můžete i s jedním autem ušetřit jako velká firma?
Porovnali jsme tankovací karty. A to nejlepší jsme narvali sem do srovnání tankovacích karet. Která pro vás bude nejlepší?
Kniha jízd paušál (na dopravu)
Můžete si dát do nákladů 5 tis Kč měsíčně za každé firemní auto jako paušální náklad. Pak knihu jízd nemusíte řešit.
Pravidlo je
- Maximálně pro 3 vozidla
- Když používáte auto i soukromě, tak lze odečíst jen 4 tisíce
A nepoužívá se pro auto v majetku zaměstnance. To se řeší klasickým cesťákem.
Kniha jízd a soukromé kilometry u firemního auta
Za soukromou cestu služebákem se obvykle považuje jízda:
- Z domova do práce
- Z práce domů
- Mimo pracovní dobu (pokud to přímo nějak nesouvisí s prací)
V knize jízd to pak označujte jako “Soukromá jízda”.
Pokud tankujete za firemní peníze, tak by se měla poměrná část nákladů na PHM strhnout ze mzdy.
Příklad: Když se za celý měsíc do auta natankuje za 5 tis Kč. Z toho soukromě půlku km najedete vy, tak 2,5 tis jde za vámi.
Cesta do práce (služebákem) - jak vykazovat
V případě, že z domova jedete do práce, pak se jedná o soukromou jízdu.
Ale když jedete z domova rovnou k zákazníkovi, tak už se jedná o služební cestu.
Přidělené firemní auto k soukromému užívání (jako benefit)
Pokud máte přidělené auto i k soukromému užívání. Tak se navyšuje i základ pro výpočet daně z příjmu. Jedná se o 1 % každý měsíc z pořizovací ceny vozidla.
Příklad: Když pořizovací cena auta byla 750 tis Kč, tak se každý měsíc navyšuje základ pro výpočet daně z příjmu zaměstnanci o 7,5 tis.
Pokud nechcete psát knihu jízd ručně.
Vyzkoušejte zdarma elektronickou knihu jízd, která se umí vyplňovat sama.