Kniha jízd zpětně
Honí vás účetní (nebo finančák) a potřebujete dopsat knihu jízd zpětně? Víte, že to bude hoňka. Ale nebojte — tady zjistíte, jak na to.
Nejdřív to důležité: jde to napravit
Nejste první. A rozhodně nejste ani poslední.
Znám to. Sám jsem roky odkládal vyplňování knihy jízd na poslední chvíli. Jednou na poslední den v měsíci. Jindy na poslední den v kvartálu. A někdy — upřímně — ještě déle.
Možná vám taky napsala účetní, že se ohlásila kontrola z finančáku. A teď honíte jak knihu jízd dopsat zpětně. A vám prostě chybí. Nemáte jedinou jízdu.
Nejde o to jestli to jde napravit. Jde o to udělat to správně.
Co dělám Alfonce, tak to nejsou ojedinělé případy. Opak je pravdou. Podobné příběhy jsou na světě každý týden.
Akorát, když jsme psal tento článek, tak mi volala další asistentka z jedné firmy. Jedenáct aut. Pár dalších už mezitím prodali. Knihu jízd nikdy moc neřešili.
Někdo psal papírovou knihu jízd do šuplíku. Měl různé papírky. Někdo si fotil mobilem tachometr a pak to skládal dohromady.
Měsíce zpětně. Prodaná auta jen podle účtenek. Opruz.
Ale dalo se to dohnat.
Jak to vypadá, když kniha jízd chybí …poznáte se?
Nejčastější příběh který slýchám zní takhle:
Auto ve firmě jezdí rok, dva. Nikdo nic neřeší. Pak přijde kontrola, nebo se blíží daně a najednou se zjistí, že kniha jízd buď neexistuje, nebo by kontrolou neprošla.
A pak začne závod s časem.
Lidi panikáří a snaží se zachránit co jde. Účtenky z benzínek. Projíždí kalendáře, kde byli — v lepším případě ví. Skládají jízdy zpětně jako puzzle. Někdy to dají dohromady. Je to makačka. Ale jde to.
Někdy, ale vznikne něco, co sice vypadá jako kniha jízd — ale nesedí tachometry, chybí účel jízdy, záznamy na sebe nenavazují.
To je přesně ta situace, co kontrolu zaujme. Ne proto, že by hledala problém. Ale proto, že něco na první pohled nesedí.
Dobrou zprávou je — pokud čtete tento článek, máte šanci to udělat správně.
💡Věděli jste, že je velký rozdíl mezi elektronickou knihou jízd online bez GPS a s knihou jízd s GPS? Tady vysvětluji rozdíly a která může být víc vhodná pro vaši firmu.
Na co se při kontrole nejčastěji dívají
Každý případ je sice jiný. A každá kontrola je jiná. Ale jsou věci, které kontroly zajímají opakovaně.
Účel jízdy
Pracovní nebo soukromá — musí to být u každé jízdy jasně uvedeno.
Bez toho nelze uplatnit výdaje na auto.
Tohle bývá první otázka. A platí — čím konkrétnější, tím lépe. Nestačí napsat "obchodní schůzka".
Výrazně to pomůže, když je tam uvedeno u koho jste byli.
Jméno zákazníka, firma, místo.
To je ten detail, který důvěryhodnost knihy jízd výrazně zvyšuje.
Návaznost záznamů
Stav tachometru na konci jedné jízdy musí sedět se začátkem další.
Mezery nebo skoky v kilometrech jsou první věc která upoutá pozornost.
Dny kdy se jezdilo
Záznamy musí odpovídat realitě provozu. Klasický příklad — v den kdy auto tankuje, musí být v knize jízd záznam.
Jinak to nedává smysl a kontrola se začne ptát.
Trasy
Pokud jezdíte z města do města — ulice psát nemusíte. Stačí cíl.
Ale pokud jezdíte v rámci jednoho města, konkrétnější záznam neuškodí.
Jak jsem psal výše — s uvedením konkrétního zákazníka chybu neuděláte.
Nezaručím, že s tímhle projdete bez problémů. Nikdo to zaručit nemůže.
Ale výrazně zvyšujete pravděpodobnost, že to máte v pořádku.
A jste na kontrolu nachystaní.
Právě tohle jsou místa, kde to často zaskřípe.
Jak často psát knihu jízd - aby se to neopakovalo
Dobře. Dohnali jste to. A teď co?
Tohle je otázka kterou si pokládá skoro každý kdo si prošel tím honem za zpětnými záznamy.
Ideální je psát knihu jízd hned. Po každé jízdě, nebo aspoň jednou za den. Vím — zní to jako otrava. Ale z vlastní zkušenosti říkám: čím déle to odkládáte, tím víc toho zapomenete. A tím víc budete hádat. A hádání v knize jízd je přesně to, co nechcete.
Realita je jiná. Většina lidí píše zpětně jednou za týden nebo jednou za měsíc. A to je v pořádku — pokud máte systém. Kalendář, výpisy z tankování, záznamy v telefonu. Něco co vám pomůže si vzpomenout kde jste byli.
Pokud to ale odkládáte na čtvrtletí nebo na rok — to už je hazard. Ne proto, že by to šlo technicky hůř. Ale proto, že si prostě nevzpomenete. A mezery v záznamech jsou první věc na kterou kontrola přijde.
A tady se dají zabít dvě mouchy jednou ranou.
Když zpětné záznamy dopisujete přímo v knize jízd od Alfonce, nezačínáte od nuly — máte historii jízd na jednom místě. A plynule navazujete. Alfonc předvyplňuje co ví, pamatuje si cíle, počítá za vás. Účtenky za tankování? Taky na jednom místě. Místo lovení v šuplíku nebo v e-mailu.
Jednou to dáte dohromady — a pak to už jen udržujete. Za pár minut měsíčně.
Vyzkoušet knihu jízd pro lidi (zdarma) →
Dvě možnosti, jak dopsat knihu jízd zpětně
Takže — jak na to konkrétně?
Ručně do Excelu
Funguje to. Je to zdarma. Stáhnete šablonu, vyplníte záznamy ručně, hotovo.
Počítejte s tím, že u většího množství jízd to zabere čas. A chyby v propočtech tachometru, návaznostech na sebe se často chybuje. Nebo srážky za soukromé jízdy se v Excelu nedělají úplně snadno.
Pokud je pro vás excel denní chleba, tady máte odkaz na stažení
Stáhnout excelovou knihu jízd zdarma →
V elektronické knize jízd (bez GPS) - online.
V knize jízd od Alfonce — se dopisuje kniha jízd zpětně mnohonásobně rychleji než s excelem. A hlavně s mnohem menší šancí na chybu.
Vy zadáte cíl. Alfonc doplní co ví. Pamatuje si trasy, cíle. A opakující se jízdy můžete kopírovat klidně 5x najednou.
Takže pokud jezdíte každý týden na stejná místa, nemusíte to psát znovu. Tachometr se počítá sám.
Výsledek: hotová kniha jízd připravená k exportu — pro účetní nebo pro případ kontroly.
A jak jsem říkal výše — začnete zpětně. Hned máte historii na 1 místě. A plynule pokračujete dál.
Vyzkoušet elektronickou knihu jízd od Alfonce zdarma — první 3 měsíce bez placení →
Autor
Honza Vokurka od Alfonce
Jezdím přes 20 let s firemními auty. Mám za sebou stovky hovorů s lidmi, kteří řeší stejné věci — účetní, kontroly, záznamy. A z toho vychází vše co tady píšu.