Kniha jízd zpětně

Honí vás účetní (nebo finančák) a potřebujete dopsat knihu jízd zpětně? Víte, že to bude hoňka. Ale nebojte - tady zjistíte, jak na to.

Nejdřív to důležité: jde to napravit

Nejste první. A rozhodně nejste ani poslední kdo chce mít jednoduše hotovou knihu jízd zpětně. 

Znám to. Sám jsem roky taky vždy odkládal vyplňování knihy jízd na poslední chvíli. Jednou na konec měsíce. Jindy na poslední den v kvartálu. Upřímně - někdy ještě déle. 
Až někdy. Až někdy… Znáte to?

Možná vám taky napsala účetní, že přijde kontrola z finančáku. 
A teď honíte, jak knihu jízd dopsat zpětně. 
A vám prostě chybí. Nemáte jedinou jízdu.     

 

 

Co dělám Alfonce, podobné příběhy jsou stále dokola. Každý týden aspoň jeden. 

Náhoda? 
Akorát, když píšu tento článek - volá mi asistentka z další firmy. 

“Máme Jedenáct aut. A pár  jsme jich už prodali. Knihu jízd jsme nikdy moc neřešili. Někdo psal papírovou knihu jízd - do kaslíku před spolujezdcem. Někdo má různé papírky. Někdo si fotil mobilem tachometr a pak to dával dohromady. Ale nesedí nám to. "

Nebojte. Dá se to dohnat. 

 

Jak to vypadá, když kniha jízd chybí …poznáte se?

Často to vypadá takhle:

Auta ve firmě jezdí rok, dva. Nikdo nic neřeší. Pak přijde kontrola, nebo se blíží daně a najednou se zjistí, že kniha jízd buď neexistuje, nebo by kontrolou neprošla.

A teď začne ta “hoňka” s časem.

Lidi panikaří a snaží se zachránit co jde. 
Účtenky z benzínek. 
Projíždí kalendáře, kde byli. 
Skládají jízdy zpětně jako puzzle. 
Někdy to dají dohromady. Je to makačka. Ale jde to.

 

 

Dobrou zprávou je - pokud čtete tento článek, máte šanci to udělat správně.

---

💡Možná řešíte i druhou věc - jak funguje kniha jízd bez GPS sledování a jestli je pro vaši firmu lepší než GPSka. Rozebírám to tady. 

---

 

Na co se při kontrole nejčastěji dívají

Každý případ je jiný. A každá kontrola je jiná. Ale jsou věci, které kontroly zajímají opakovaně.

 

Účel jízdy
Pracovní nebo soukromá - musí to být u každé jízdy jasně uvedeno. 

Bez toho nelze uplatnit výdaje na auto. 

Tohle bývá první otázka. A platí - čím konkrétnější, tím lépe. Nestačí napsat "obchodní schůzka". 

Výrazně pomůže, když je tam uvedeno u koho jste byli. 
Jméno zákazníka, firma, místo. 
To je ten detail, který důvěryhodnost knihy jízd výrazně zvyšuje.

 

Návaznost záznamů
Stav tachometru na konci jedné jízdy musí sedět se začátkem další. 

Mezery nebo skoky v kilometrech jsou první věc která upoutá pozornost.

 

Dny kdy se jezdilo
Záznamy musí odpovídat realitě provozu. Klasický příklad - v den kdy auto tankuje, musí být v knize jízd záznam. 

Jinak to nedává smysl a kontrola se začne ptát.

 

Trasy
Pokud jezdíte z města do města - ulice psát nemusíte. Stačí cíl. 

Ale pokud jezdíte v rámci jednoho města, konkrétnější záznam neuškodí. 

Jak jsem psal výše - s uvedením konkrétního zákazníka chybu neuděláte.

 

Nezaručím, že s tímhle projdete bez problémů. Nikdo to zaručit nemůže. 
Ale výrazně zvyšujete pravděpodobnost, že to máte v pořádku. 
A jste na kontrolu nachystaní. 

Právě tohle jsou místa, kde to často zaskřípe.

 

Jak často psát knihu jízd - aby se to neopakovalo

Dobře. Dohnali jste to. A teď co?

Tohle je přesně otázka, kterou si pokládá každý, kdo knihu jízd zpětně právě dodělal. “Mám to z krku. Ale co dál?”

 

 

Realita je jiná. Většina lidí píše zpětně jednou za týden nebo jednou za měsíc. Pro daně to může být v pořádku - když máte dobrá přehled. Kalendář, výpisy z tankování, záznamy v telefonu. Něco co vám pomůže si vzpomenout kde jste byli. A hlavně dobrý systém, kam to vše můžete naházet a vždy to v něm najít. 

Pokud to ale odkládáte na čtvrtletí nebo na rok - to už je hazard. Ne proto, že by to šlo technicky hůř. Ale proto, že si prostě nevzpomenete. A mezery v záznamech jsou první věc na kterou kontrola přijde.

 

A tady se dají zabít dvě mouchy jednou ranou.

Když zpětné záznamy dopisujete přímo v knize jízd (bez GPS) od Alfonce, nezačínáte od nuly - máte historii jízd na jednom místě. A plynule navazujete. Alfonc předvyplňuje co ví, pamatuje si cíle, počítá za vás. Účtenky za tankování? Taky na jednom místě. 

Jednou to dáte dohromady. A pak to už jen udržujete. 

Vyzkoušet knihu jízd pro lidi (zdarma) →
 

 

Dvě možnosti, jak dopsat knihu jízd zpětně

Takže, jak na to konkrétně?

 

Ručně do Excelu

Funguje to. Je to zdarma. Stáhnete šablonu, vyplníte záznamy ručně, hotovo. 

Počítejte s tím, že u většího množství jízd to zabere čas. A chyby v propočtech tachometru, návaznostech na sebe se často chybuje. Nebo srážky za soukromé jízdy se v Excelu nedělají úplně snadno. 

Pokud je pro vás Excel denní chleba, tady máte odkaz na stažení

Stáhnout excelovou knihu jízd zdarma →

 

V elektronické knize jízd (bez GPS) - online.

V  knize jízd od Alfonce - se dopisuje kniha jízd zpětně mnohonásobně rychleji než s excelem. A hlavně s mnohem menší šancí na chybu. 

Vy zadáte cíl. Alfonc doplní co ví. Pamatuje si trasy, cíle. A opakující se jízdy můžete kopírovat klidně 5x najednou. 

Takže pokud jezdíte každý týden na stejná místa, nemusíte to psát znovu. Tachometr se počítá sám.

Výsledek: hotová kniha jízd připravená k exportu. Pro účetní nebo pro případ kontroly.

 

A jak jsem říkal výše - začnete zpětně. Hned máte historii na 1 místě. A plynule pokračujete dál.

Vyzkoušet elektronickou knihu jízd od Alfonce zdarma - první 3 měsíce bez placení →

 

 

---